Etudiants, organisez votre travail avec le kanban personnel Trello

Pour les étudiants, ce n’est pas simple d’organiser leur travail : personne ou presque ne leur a enseigné une méthode efficace.  Le kanban personnel, allié à l’application en ligne Trello, peut leur être d’un grand secours.

Comment organiser son travail lorsqu’on est étudiant ?  Que ce soit en secondaire ou à l’université, le travail sans méthode est vite synonyme de naufrage : on se laisse submerger par la masse de cours à réviser, de travaux à préparer, de leçons à repasser…  Et c’est la catastrophe !

Alors qu’une méthode aussi simple qu’efficace existe : le kanban personnel !

Le kanban personnel, pour les (jeunes) étudiants aussi !

Le kanban personnel, que j’ai abordé lors de la parution du livre de Pierre Mongin, est une méthode qui a fait ses preuves dans les milieux professionels.  Ce qui séduit immédiatement, c’est la simplicité alliée à l’efficacité du système.  Et le fait de "voir" littéralement vos progrès tout au long de la semaine.

Et ce système fonctionne aussi pour les étudiants.  Et pas seulement pour les plus âgés !

Je l’ai intégré dans mes ateliers "J’étudie à l’université avec le mindmapping" et j’ai été étonné de voir à quel point même les plus jeunes y sont réceptifs.

Ils ont vite compris le fonctionnement du kanban personnel et ses avantages.  Lors d’un atelier avec des très jeunes – moins de 15 ans – à Liège en mai dernier, j’ai utilisé le kanban personnel pendant l’animation.  Je glissais les post it sur un tableau blanc au fur et à mesure de la progression de l’atelier.  A un moment, j’ai cessé, volontairement, de mettre mon tableau à jour.

La réaction ne s’est pas fait attendre : "Hé, Marco, il faut changer le kanban !  On vient de commencer une activité !"

Des principes simples et efficaces

 Ce qui fait la puisance du kanban personnel, c’est sa simplicité : le fait de pouvoir suivre chaque tâche, de visualiser sa trajectoire, depuis la case "A faire" à la case "Terminé" en passant par "En cours".

Je rappelle ces 2 principes de base très simples :

a) Visualiser votre travail :

Le kanban personnel fonctionne sur 3 colonnes de base :

• A faire
• En cours
• Terminé

Le kanban sous forme de tableau avec les post-it fonctionne admirablement bien : le fait de déplacer les post-it, par son côté matériel, contribue puissamment à l’impression d’avancement et d’accomplissement dans le temps.On peut ajouter une, voire plusieurs colonnes selon ses besoins : mais plus on multiplie ces colonnes et plus on perd en simplicité, voire en efficacité.

Par exemple, pour les étudiants, on peut avoir les trois colonnes de base plus une colonne pour les notes, références de documents, etc.  Ici, une vue du kanban de ce type dans le logiciel en ligne Trello :

Trello, vision en 4 colonnes

b) Limiter la quantité de travail en cours

Se voir progresser dans son travail est très important.  Mais plus important encore peut-être : limiter la quantité de travail en cours.  Commencer moins de choses vous permettra d’en terminer davantage.

Comme dit l’adage : terminez de commencer et commencer à terminer !  Un tableau de kanban personnel idéal ressemble à celui ci-dessus : pas mal de choses à faire, deux ou trois choses en cours sur la journée et des choses terminées.  Il est important de ne pas archiver tout de suite les choses terminées : cela fait du bien de "voir" qu’on a réalisé pas mal de choses sur la semaine.

Trello : un outil de gestion du temps en ligne

Pour ma part, après avoir testé plusieurs outils en ligne, j’ai retenu Trello qui m’a été conseillé par mon ami Pascal Bernardon au cours d’un échange sur Google+.

Trello propose une version gratuite largement suffisante pour les besoins d’un étudiant.

Il permet de créer ou de modifier vos tableaux de kanban avec une souplesse extrême : je l’ai adopté pour gérer mon travail selon la méthode GTD.  Mais pour organiser le travail d’un étudiant, un modèle à quatre colonnes comme celui que je vous propose plus haut est suffisant.

Pour déplacer une carte de la colonne "A faire" de la colonne "En cours", il suffit de la glisser de gauche à droite.  De même pour déplacer une carte de la colonne "En cours" vers la colonne "Terminé".

Mais ce n’est pas tout : Trello vous propose également une batterie d’outils vraiment très complète !

Trello : une boîte à outil très complète pour gérer votre travail

 La première chose à faire quand vous travaillez avec Trello est de créer un tableau (board).

Ensuite, vous ajoutez des listes (lists) à vos tableaux : ce sont les colonnes de notre kanban.  Et enfin, vous remplissez ces listes de cartes (cards).

Chacune de ces cartes correspond à une activité (un projet, en jargon GTD) :

• réviser les mathématiques,
• révoir le vocabulaire espagnol
• rédiger une dissertation

Mais chaque carte peut être divisée en tâches.

a) Décrivez votre activité

Dans Trello, vous pouvez décrire votre activité sous forme d’un résumé de quelques lignes.  Cela vous permet de distinguer certaines activités proches ou de vous souvenir du contenu de certaines choses encore lointaines.

Décrivez votre activité

b) Créez une checklist dans vos activités

Par exemple, "rédiger un article pour le journal de l’école" comporte plusieurs tâches distinctes.  Pour ne pas encombrer inutilement votre kanban, vous n’allez pas créer une carte pour chacune d’elle.  Vous allez créer une checklist avec les sous-tâches à realiser, une to-do list, en somme.

Ajouter une cheklist à votre carte

De cette façon, vous divisez un projet complexe en sous-tâches plus facilement identifiables.  C’est plus facile à gérer de cette façon !

c) Visualisez l’avancement de chacune des sous-tâches de votre checklist

Au fur et à mesure que vous avancez dans votre checklist, cochez la petite boîte à gauche de la sous-tâche et une barre de progression ainsi que des pourcentages d’achèvement s’affichent comme ci-dessous :

Visualisez l’avancement des tâches

d) Copier une checklist depuis une autre carte

Si vous utilisez souvent le même type de checklist, Trello vous permet de copier très facilement celle d’une carte précédente, comme ci-dessous.

Copier le contenu d’une checklist

e) Fixez une date d’échéance (deadline) de votre activité

Avoir une todo list, c’est très bien, mais encore faut-il savoir pour quand tout cela doit être terminé !

Trello vous permet d’ajouter une date d’échéance (deadline) à votre carte :

Modifier la date d’échéance

 f) Déplacez votre carte dans une autre liste ou tableau

Même lorsque vous êtes dans une carte, vous pouvez la déplacer :

• dans une autre liste
• dans une autre position sur la même liste
• dans un autre tableau (si vous gérez le tableau d’une asociation ou d’une classe, par exemple)

Déplacer une carte

g) Ajoutez une étiquette à votre carte

Vous pouvez ajouter des étiquettes colorées à vos cartes.  Par exemple, dans mon tableau ci-dessus, j’ai utilisé une étiquette bleue pour tout ce qui est à rédiger, une ocre pour les révisions et une verte pour la participation à des ateliers.  C’est un marquage visuel qui vous permet de repérer facilement une catégorie de tâches.

Ajoutez une étiquette

Dans le même ordre d’idées, vous pouvez ajouter des "stickers" (autocollants) à vos cartes.  Mais dans la version gratuite, le choix est assez limité.

 h) Attachez un document externe à votre carte

Vous devez réviser une leçon de maths ?  Ou relire votre essai de socio ?  Plutôt que de le chercher sur votre disque dur ou sur une clé USB, attachez-le à la carte correspondante dans Trello.  De cette façon, vous l’avez toujours sous la main, en particulier quand votre carte arrive dans la liste "en cours".

Attachez un document à votre carte

Vous pouvez attacher des documents non seulement depuis votre disque dur mais aussi depuis votre Google Drive, Dropbox, Box ou OneDrive.  Vous pouvez aussi attacher l’url (adresse Internet) d’un document en ligne.

Visualisez votre kanban sous forme de calendrier

Si vous êtes habitué(e) à la visualisation de votre travail sous forme de calendrier, vous apprécierez cette fonction de Trello : cliquez sur "Calendar" et votre kanban s’affiche sous forme de calendrier hebdomadaire ou mensuel.

Vision "calendrier"

Conclusion : Trello, un logiciel aussi simple qu’efficace !

Trello est l’outil idéal pour gérer un tableau de type kanban en ligne.  Simple et très souple, il se révèle adaptable à toutes les situations, que ce soit pour gérer le volume de travail d’un étudiant ou d’une cadre, en association avec la méthode GTD.

Outre les fonctions que j’ai illustrées dans cet article, il présente aussi des fonctionnalités de filtrage, de collaboration en ligne, d’e-mail, de gestion d’équipe, etc.  Mais je les aborderai dans de prochains articles.

Lien vers Trello.

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